Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Totaplan is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze applicatie worden verwerkt. Het platform waarop de applicatie draait wordt technisch beheerd door de platformleverancier, die als verwerker uitsluitend in opdracht van Totaplan handelt.

2. Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van hoe jouw organisatie de applicatie gebruikt, gaat het om:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, rol en — als je die zelf instelt — je telefoon- of WhatsApp-nummer.
• Werkgegevens: taken, geregistreerde uren, planning, chatberichten en geüploade bestanden.
• Klant- en factuurgegevens die jouw organisatie invoert.
• Banktransactiegegevens van rekeningen die jouw organisatie zelf heeft gekoppeld.
• Berichten die je via de feedbackknop of aan de AI-assistent stuurt.
• Technische gegevens zoals IP-adres en browserversie, voor beveiliging en foutopsporing.

3. Waarvoor en op welke grondslag?

We verwerken gegevens alleen voor deze doeleinden:

• Uitvoering van de dienst: projectbeheer, urenregistratie, planning, facturatie en communicatie (uitvoering van de overeenkomst).
• Beveiliging en misbruikpreventie, zoals logbestanden en toegangscontrole (gerechtvaardigd belang).
• Wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht voor facturen (wettelijke plicht).
• Optionele functies zoals WhatsApp-meldingen — alleen met jouw toestemming, die je altijd kunt intrekken.

4. Wie ontvangt gegevens?

Gegevens worden nooit verkocht. Ze worden alleen gedeeld met dienstverleners (verwerkers) voor zover dat nodig is, en met hen zijn verwerkersafspraken gemaakt:

• De hostingprovider van de applicatie.
• Twilio, voor het versturen en ontvangen van WhatsApp-berichten — alleen als jouw organisatie die functie gebruikt.
• SMTP2GO, voor het bezorgen van e-mail vanuit de applicatie.
• Ibanity (Ponto) en Tink, voor het ophalen van banktransacties — alleen voor rekeningen die jouw organisatie zelf koppelt.
• De AI-dienstverlener, uitsluitend voor de berichten die je zelf aan de AI-assistent stuurt (indien ingeschakeld voor jouw organisatie).

5. Hoelang bewaren we gegevens?

Gegevens bewaren we zolang je account actief is en zolang dat voor het doel nodig is. Facturen en boekhoudgegevens bewaren we zeven jaar (fiscale bewaarplicht). Technische logbestanden worden na korte tijd automatisch verwijderd.

6. Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld (TLS). Koppelingssleutels en toegangstokens worden versleuteld opgeslagen, en toegang tot gegevens is beperkt op basis van rollen en rechten binnen jouw organisatie.

7. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je recht op:

• Inzage in de gegevens die we van je verwerken.
• Rectificatie van onjuiste gegevens.
• Verwijdering van gegevens ("recht op vergetelheid").
• Beperking van en bezwaar tegen de verwerking.
• Overdraagbaarheid van je gegevens (dataportabiliteit).
• Intrekken van eerder gegeven toestemming.
• Het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (of de toezichthouder in jouw EU-land).

8. Contact

Wil je een van je rechten uitoefenen of heb je vragen over deze verklaring? Neem dan contact op met de beheerder van Totaplan.

9. Wijzigingen

Deze verklaring kan worden aangepast wanneer de applicatie verandert. De datum bovenaan geeft de laatste wijziging aan; bij ingrijpende wijzigingen informeren we je in de applicatie.