Debiteurenbeheer en aanmaningen

Achter een verstuurde factuur aanzitten hoeft niet handmatig: het debiteurenbeheer bewaakt vervaldatums en stuurt zelf herinneringen volgens jouw schema.

De aanmaningsladder

Je stelt één keer een schema in (Beheer → Instellingen → Debiteurenbeheer):

• de betaaltermijn die op nieuwe facturen wordt voorgesteld;
• de treden van de ladder: bijvoorbeeld een vriendelijke herinnering kort na de vervaldatum, een tweede herinnering, een formele aanmaning.

Vanaf dan gebeurt het vanzelf: verstrijkt een vervaldatum, dan doorloopt de factuur automatisch de treden en gaan de mails de deur uit. Je ziet per factuur op welke trede die staat.

Handmatig ingrijpen

Wil je niet wachten op de volgende trede, dan kun je per factuur direct een aanmaning sturen. En loopt er een gesprek met de klant, dan zie je in het dossier precies welke herinneringen al verstuurd zijn.

Het incassodossier

Facturen die de hele ladder hebben doorlopen zonder betaald te worden, komen in het incassodossier (Financieel → Incasso-dossier). Dat is je werklijst voor handmatige opvolging: bellen, een betalingsregeling of het dossier overdragen aan een incassopartner. Zo raakt geen enkele wanbetaler uit beeld.

Let op het verschil: het incassodossier gaat over facturen die te lang openstaan. SEPA automatische incasso is een betaalmethode waarbij je het bedrag int via een machtiging — zie Facturen.

Waar zie je de stand?

Het financieel dashboard toont openstaand, vervallen en incasso in één oogopslag, inclusief de lijst "vereist aandacht" met precies de facturen waar actie nodig is.