Instellingen & beheer
TotalManage-koppeling
Je oude TotalManage-database importeren en gesynchroniseerd houden zolang je beide systemen gebruikt.
Stap je over vanaf TotalManage? Via Instellingen → TotalManage-koppeling haal je je bestaande gegevens binnen: medewerkers, klanten, contactpersonen, projecten, taken en subtaken, urenregistraties en meer. En gebruik je beide systemen tijdelijk naast elkaar, dan houd je ze met dezelfde koppeling synchroon.
Verbinding instellen
- Vul de MySQL-gegevens van je TotalManage-database in: host, poort, databasenaam, gebruikersnaam en wachtwoord. Het wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen en nooit meer teruggestuurd naar je browser.
- Klik op Test verbinding — je ziet direct of de oude database bereikbaar is.
- Opslaan.
Je hostingpartij moet externe databaseverbindingen toestaan (of het IP-adres van de Totaplan-server op de allowlist zetten). Weet je de gegevens niet? Ze staan meestal in het configuratiebestand van je oude installatie, of vraag je beheerder.
Importeren en hersynchroniseren
- Eerste import — klik op Opnieuw scannen & syncen. De eerste keer wordt alles opgehaald; bij een grote database kan dat even duren. De pagina houdt de voortgang bij en toont daarna het rapport: per onderdeel hoeveel er is geïmporteerd, overgeslagen (bestond al) of niet mapbaar was.
- Opnieuw draaien is altijd veilig — de import onthoudt wat al is overgezet en voegt alleen toe wat er in TotalManage is bijgekomen. Dubbelen ontstaan er nooit.
- Automatisch schema — gebruik je TotalManage nog naast dit systeem, kies dan bij Automatisch hersynchroniseren voor dagelijks, wekelijks of maandelijks. De hersync draait dan 's nachts vanzelf. Volledig overgestapt? Zet het schema op Uit.
Wat wordt er geïmporteerd?
Medewerkers (met uurtarieven en een afgeleid weekrooster), klanten en klantnotities, contactpersonen, expertises, projecten, taken, subtaken en taak-toewijzingen, en urenregistraties. Facturen en offertes uit het oude systeem komen niet mee — die bouw je in dit systeem opnieuw op vanaf de overstapdatum.
Alleen zichtbaar voor eigenaren en beheerders. De laatste status, een eventuele foutmelding en het volledige rapport van de laatste run staan altijd op de instellingenpagina.